À l’ère numérique d’aujourd’hui, garantir la sécurité et la gestion des informations sensibles est primordial pour les entreprises. Google comprend cette nécessité et a développé Google Vault, un outil inestimable au sein de Google Workspace. Vault agit comme un coffre-fort numérique, offrant aux entreprises une solution fiable pour stocker, protéger et gérer leurs données critiques. Dans cet article, nous explorons les fonctionnalités de Google Vault, son importance pour les entreprises et comment il peut être utilisé efficacement pour protéger les informations précieuses.
Renforcer la sécurité des données avec Google Vault
Google Vault est un puissant outil de contrôle des informations et de découverte électronique intégré à Google Workspace. Son objectif principal est de permettre aux entreprises de conserver, verrouiller, rechercher et exporter des données utilisateur au sein de Google Workspace. Cet outil complet agit comme un référentiel sécurisé où les entreprises peuvent sauvegarder et protéger leurs e-mails, les discussions Hangouts de Google et les fichiers Drive.
Imaginez une situation où une organisation doit conserver des enregistrements de communications cruciales ou de documents confidentiels. Google Vault intervient en stockant de manière sécurisée toutes ces informations, même si les utilisateurs les ont supprimées de leurs comptes. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour répondre aux exigences légales et réglementaires, garantir la disponibilité des données et éviter les pertes.
Capacités de recherche avancées
L’une des fonctionnalités phares de Google Vault est sa fonctionnalité de recherche avancée, qui facilite la recherche rapide et efficace des informations nécessaires. Les utilisateurs peuvent rechercher des données spécifiques en utilisant des mots-clés, des dates, des expéditeurs ou des destinataires spécifiques, ce qui facilite la localisation des informations pertinentes dans les e-mails archivés, les discussions et les fichiers.
Types de données gérés par Google Vault
Google Vault offre des capacités complètes de gestion des données, notamment :
- Messages Gmail : Vault peut gérer l’archivage et la gestion des messages électroniques, garantissant leur disponibilité pour référence future.
- Fichiers Drive : Les fichiers importants stockés dans Google Drive peuvent être gérés et conservés en toute sécurité dans Vault.
- Messages de discussion Google : Avec l’historique des discussions activé, Vault peut archiver les messages de discussion Google, y compris les enregistrements des sessions Google Meet, les journaux de discussion, les questions, les réponses et les enquêtes associées.
- Messages de groupe Google : Vault étend ses capacités d’archivage pour inclure les messages des groupes Google.
- Google Voice : Vault couvre les messages texte, les messages vocaux, leurs transcriptions et les journaux d’appels de Google Voice pour les utilisateurs de Google Workspace.
- Sites Google : La dernière version des sites Google est également prise en charge par Vault.
- Messages Hangouts classiques : Si l’historique des discussions est activé, Vault peut archiver les messages de la version classique de Hangouts.
Pour commencer avec Google Vault
Pour utiliser Google Vault de manière efficace, suivez ces étapes :
- Acquérir une licence : Assurez-vous que votre organisation dispose d’une édition appropriée de Google Workspace incluant Google Vault. Si ce n’est pas le cas, des licences peuvent être achetées en conséquence.
- Configurer Google Vault : Une fois que vous avez la licence appropriée, connectez-vous à votre compte Google Workspace et accédez à la Console d’administration. À partir de là, sélectionnez « Applications » ou « Applications » puis « Google Workspace ». Vous y trouverez l’option pour activer Google Vault.
- – Envisagez de faire intervenir un super administrateur de Google Workspace pour vous aider à configurer l’accès des utilisateurs et les privilèges de Vault. De plus, des règles de conservation par défaut peuvent être établies pour commencer immédiatement la conservation des données.
- Établir des politiques de conservation : Après avoir activé Google Vault, configurez des politiques de conservation pour déterminer comment les données sont conservées et pendant combien de temps. Ces politiques peuvent être personnalisées en fonction du type de données, telles que les e-mails, les discussions ou les fichiers.
Recherche, découverte légale et gestion des données
Après la configuration, vous pouvez exploiter Google Vault pour les objectifs suivants :
- Recherche et découverte légale : Une fois que les politiques de conservation sont en place, les utilisateurs peuvent rechercher des données archivées en utilisant les capacités de recherche avancée de Google Vault. Cela permet aux utilisateurs de localiser des informations spécifiques dans les e-mails, les discussions et les fichiers archivés.
- Gestion des données et exportation : Google Vault vous permet de gérer efficacement les données archivées. Des actions telles que l’exportation des données pour se conformer aux exigences légales, la configuration des autorisations d’accès aux données archivées et la configuration des alertes pour les activités pertinentes peuvent toutes être effectuées de manière transparente.
Exigences de licence
Pour rechercher et conserver les données des utilisateurs, les personnes doivent posséder à la fois une licence Google Workspace et une licence Vault. Les licences Vault sont incluses dans les éditions suivantes : licences complémentaires Vault, Frontline Standard, Business Plus, Enterprise, toutes les éditions Education, Enterprise Essentials et Enterprise Essentials Plus (avec accès de domaine vérifié) et G Suite Business.
Conclusion
Google Vault est une solution indispensable pour les entreprises qui recherchent une sécurité accrue des données et une gestion efficace. En utilisant cet outil au sein de Google Workspace, les organisations peuvent protéger les informations critiques, respecter les obligations légales et accéder facilement aux données archivées. Les fonctionnalités avancées de recherche et les fonctionnalités intuitives de gestion des données font de Google Vault un atout inestimable pour les entreprises de toutes tailles. À mesure que la technologie continue d’évoluer, Google Vault devrait jouer un rôle encore plus important dans la sécurisation et la gestion des données d’entreprise, permettant aux entreprises de prospérer dans un monde de plus en plus numérique.